L’IA au service des administrations africaines : ce que nous avons appris avec IntelliArchive

Dans beaucoup d’administrations, un communiqué publié lundi est introuvable trois ans plus tard. Il dort dans un dossier partagé, une boîte mail ou un classeur. Pour la Faculté des Sciences de l’Université de Dschang, nous avons conçu IntelliArchive, une archive électronique où l’on retrouve un document en posant une simple question.

Trois problèmes, trois réponses

Archiver sans ressaisir. Au dépôt, le système lit le document (PDF, scan, photo d’affichage) et en extrait le titre, la date, l’émetteur et la rubrique. L’agent vérifie et valide.

Diffuser au lieu d’afficher. Chacun s’abonne aux rubriques qui le concernent. Dès qu’un document y est versé, la notification part : l’information vient à l’usager.

Retrouver par une question. « Quand ont lieu les examens du premier semestre ? » La réponse arrive, en français ou en anglais, avec les documents cités et consultables. C’est ce qu’on appelle une architecture RAG (génération augmentée par la recherche).

Ce que nous avons appris

Le plan de classement compte plus que le modèle d’IA

Nous avons bâti un plan de classement archivistique de 19 séries et 38 sous-séries, fondé sur les activités et non sur l’organigramme. Un organigramme change ; un arrêté reste un arrêté. Sans ce travail, l’IA aurait produit des doublons de catégories à l’infini.

L’IA doit pouvoir tomber en panne

Un quota d’API épuisé ne doit jamais empêcher d’archiver. Quand l’IA n’est pas disponible, le document est conservé, son texte indexé, et l’agent saisit lui-même les informations. Le circuit continue.

Une réponse sans source ne vaut rien

Dans une administration, on doit pouvoir vérifier. Chaque réponse cite les documents sur lesquels elle s’appuie, et chaque document sorti du système porte un QR code de vérification.

Les données restent chez vous

Le système est déployé sur les serveurs de l’Université. Les documents ne quittent pas l’institution, seul le texte nécessaire à une réponse est transmis au modèle de langage.

Et pour votre organisation ?

Mairies, écoles, hôpitaux, entreprises : toute structure qui produit des documents peut en tirer parti. Nous commençons toujours par une étude sur vos vrais documents pour mesurer ce que l’IA peut apporter, et ce qu’elle ne peut pas.

Discutons de votre projet d’IA.